こんにちは、グロースリンク社会保険労務士法人 名古屋労務チームの北出です。

ChatGPTなどの生成AIが登場し、ビジネスの現場にも少しずつ変化が見られるようになってきましたね。弊所でも、ChatGPTをはじめとした生成AIや、RPA・VBA・GASといった自動化技術をうまく取り入れながら、社労士業務の効率化を進めています。
今回は、その中でも実際に行っている活用例を少しだけご紹介させていただきます。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は「実直な夜間作業員」

社労士にとって悩ましい存在でもある、社会保険のXML形式の公文書。
弊所では、この公文書の取得から、XMLファイルのPDF化までをRPAにお願いしています。深夜のうちに自動で作業をしてくれるので、朝出社すると前日に発行された公文書がすでにフォルダに格納されていて、人間はその内容を確認するだけでOK。その分、より「人間らしい」仕事に集中できるようになりました。

VBA（Visual Basic for Applications）は「効率化の魔法①」

VBAは、Excel（エクセル）をはじめ、Word（ワード）やPDFなども自動で操作できる便利なツールです。
例えば、同じような文書をたくさん作成する場面で、顧問先ごとのお名前や数値だけを変えて出力したい…ということ、ありますよね。Wordの差し込み印刷でも対応できますが、複雑な計算を仕込む必要があったり、差し込み箇所が多すぎたりするとうまくいかないこともあります。そんなとき、弊所ではExcelのデータをもとに、別のExcelシートへ流し込んで、一括でPDFを作成する方法を取り入れています。VBAを使えば、こうした作業もスムーズに行えますし、正確性も高いため安心して任せられます。

GAS（Google Apps Script）は「効率化の魔法②」

GASは、Googleスプレッドシートで使えるVBAのような存在です。

たとえば、同じ形式のスプレッドシートが顧問先ごとにたくさんあって、それぞれから特定のデータだけを取り出して集計したい…そんなことはないでしょうか。1つずつファイルを開いて転記して、また閉じて、次のファイルを開いて…という作業では、いくら時間があっても足りません。そこでGASの登場です。GASを使うことで、データを自動的に指定の表にまとめることができ、作業時間が大幅に短縮されました。集計や分析の精度も上がるので、非常に助かっています。

ChatGPTは「優秀なプログラマ」

弊所では、VBAやGASのコード作成はChatGPTにお願いしています。
「条件分岐」や「繰り返し処理」「変数」など、基本的なプログラミングの知識があれば、ChatGPTへの指示書づくりはそれほど難しくありません。こちらの意図をくんでコードを書いてくれますし、Excelに貼り付けて実行するだけで動作確認もできます。うまく動かない場合も、「こんなエラーが出た」と伝えれば、改善案を出してくれるのでとても心強い存在です。

「魔法」は使い方が大切です

生成AIやRPA、VBA、GASなどの「魔法のような技術」は、まるで「素直で愚直な部下」のように、指示通りに働いてくれる存在です。こうしたツールを上手に使うことで、業務の効率化やサービス品質の向上につなげていくことができます。

とはいえ、機械や技術に頼りすぎるのは厳禁！！
なぜなら、機械は「言われた通り」「設計された通り」にしか動かないため、指示が間違っていれば、生成されたものも当然ズレたアウトプットになってしまいます。

そのため、弊所では最終的な確認は必ず人の目で行うようにしています。

グロースリンクグループでは、これからもテクノロジーの力を活用しながら、業務の質をより高め、顧問先の皆さまにとって最適なサービスを提供できるよう努めてまいります。

機械に任せられることは機械に、人にしかできないことは人が担う

そんな分業体制を築きながら、より良い働き方を模索しています。

皆さまの職場でも、こうした技術を取り入れて、日々の業務が少しでもスマートになれば嬉しいです。

グロースリンクグループでは、リスキリング助成金を活用したDXセミナー・AIセミナーを展開中です。ご興味がございましたら、お気軽にご連絡下さい！